IMSI / 来日準備室 back office

来日準備室 back office a-z

晴れ間が気持ちい日ですね。
今朝は事務所のアイビーに、昨夜の雨しずくが残っていてキラキラ。
とってもキレイでした。

雨も曇りも楽しめるけど、やっぱり空は青いに限る^^

さて、相変わらずどっぷり翻訳中ですが、そのネタはまた後日^^
今日はIMSI国際部のお仕事内容。
其の弐 「来日準備室」。

いよいよ今週末、11日はソレンセン式フェイシャルリフレクソロジー創始者のロネ・ソレンセンが来日します。
準備も佳境に入っており、to do listを作りながら作業進めています。

2010年のトレーニングウィークにて。Lone&me

初来日は2004年だったのは、はっきりきっぱり覚えているのですが、
あれから8年。年に2回の年もあったり、したので・・・エーっと。
結局計何回お招きしたか・・・lost count!
もう回数が分からなくなってきました^^;

いつかバルセロナのカフェで娘のソフィアと3人でデザートを食べながら一緒にカウントしたことがあったのですが、ロネ自身も 「Many many times:)」とだけで、多分30回は超えてないわよね~といった具合(笑)

もう忘れちゃったわね~^^ と、ロネ。

どなたか正確に記録している方がいましたら、ご一報いただけると有難いですww

☆☆☆

来日準備で私がサポートしていること、特にロネの場合は

  • 出入国の日にちも含めたトータル滞在日数の行動予定管理&把握
  • 航空券の手配
  • ホテルの手配
  • コース開講中に直販するIRFIの商品取り寄せ
  • スタッフへのスケジュール共有
  • 支払い管理
  • IRFIへの生徒登録
  • IRFIへの開講内容報告
  • 入国時お迎え
  • 出国時の交通手配

など・・・
ざっとですが、こんな具合になります。
他の先生方の場合、これに

  • 査証の手配
  • 契約書の作成&取り交し
  • 観光アテンド
  • 食事の手配
  • 取材のアレンジ&通訳

も含まれたり、先生の個性によっても変わってきます。
やりとりの回数や、お世話する段階、関わるレベルも本当に招致する先生によって十人十色です。

デスクの足元にはファイルがずらり。

今週は、ロネに関しては物販の準備。
チャートがどっさり!届いたので、検品&検数を行い、当日現場で物販を担当してくださる増田先生&桑田先生に引継ぎ。
フレグランスジャーナルさんに、飯野先生監訳の教本「フェイシャルリフレクソロジー」を発注し。

9期生の皆様、ロネと飯野先生からサインをもらえるチャンスですよ^^

チャートもどっさり入荷ですよ~

あとは細々と・・・ロネと最終的なやりとり。
11日の入国日は私がお休みをいただいているので、桂子ちゃんに成田お迎えをお願いしています。
その他、計算書の作成や外貨送金依頼、IRFIへの送金報告なども・・・つらつらと。

こうして並べてみると、
OLしていた頃に経験させていただいたことが活きているなーと思います。
社会人1年生だった私は、配属先の部門が太平洋航路の船隊整備のために発注した13隻の大型新造船の式典担当をしていました。
竣工式、命名式関係でスピーチの草稿、贈呈品の手配、海外から荷主(荷物を積んでくれる会社・メーカーさんなど)のVIPの来日準備や観光手配を任せていただき、食事のアテンドなどを役員や課長、課長代理にひっついて行いながら、日々は傭船料の計算書作成や支払いスケジュール管理、送金依頼などをしていたので、中身は物流と癒しで違えど、業務の質は似ているかも?と。

今夜はちょうど、新入社員当時配属された課で私を育ってくれた課長さん(今や執行役員!)と、先月ロンドンの現法から帰任したばかりの当時のトレーナー(今や課長!)、当時の課長代理さんたちと新橋で同窓会(?)です。
退職してから7年経ついまでも定期的に飲みに誘ってくれる有難い元上司達。

少しは成長している姿を毎回見せたいと思うのですが・・・そう思ってくれるかな?^^;

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